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文员岗位职责范文

来源:汇意旅游网

  前台文员岗位职责

  1.总则

  1.1制定目的

  将本公司所有岗位职责、责任事项予以制度化、标准化;促使本公司本岗位工作人员工作效率、责任化,从而使公司管理完善化。

  1.2适用范围

  本公司前台文员岗位员工应依照本办法规范的体制管理。

  1.3权责单位

  1.3.1行政人事部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

  1.3.2行政人事经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

  2.前台文员职责

  2.1负责前台服务总机的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

  2.2来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

  2.3客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到行政人事经理,定期将客户投诉记录汇总给总经理;

  2.4公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;

  2.5接受行政人事经理工作安排并协助人事∕行政文员作好行政部其他工作;

  2.6标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务

  3.文员服务规范程序标准:

  3.1前台造访客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

  3.1.1单个人问候标准语如下:

  “先生,您好!”或“先生,早上好!” “小姐,您好!”或“小姐,早上好!” “您好!欢迎来到XX公司。”

  3.1.2来者是二人,标准问候语则为:

  “二位先生好!” “二位小姐好”

  “先生、小姐,你们好!”

  3.1.3来者为三人以上,标准问候语则为:

  “各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好” “大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

  3.1.4对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:

  “X先生好!” “X小姐好!”

  3.1.5对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,需用如下标准问候语:

  3.1.5.1 “先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”

  3.1.5.2引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;

  3.1.5.3当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;

  3.1.5.4引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

  3.1.5.5进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

  3.1.5.6介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等。

  4.文员服务要求

  4.1当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。

  4.1.1禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

  4.2电话接听:

  4.2.1听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

  4.2.2听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

  4.2.2.1 “您好,XX公司!”或“您好,这里是XX公司!”

  4.3对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

  4.3.1业务咨询:您好先生(小姐),关于这方面情况(业务咨询),让我们公司客户顾问X先生(小姐)为您服务吧,他(她)可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。 4.3.2联系业务:

  4.3.2.1与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;

  4.3.2.2无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

  4.3.3找人:

  4.3.3.1先生(小姐),您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生的电话,询问转接与否。)

  4.3.4不指明的电话

  4.3.4.1判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

  4.3.5通话简明扼要,不应长时间占线。结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

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