文件受控流程管理规范

 中山市****有限公司 文件受控管理规范 制作部门： 制作 审核 批准 文件类型 文件编号 文件版本 发行日期 签名 三级管理文件 日期 文控印章 A/0 中山市****有限公司 部门： 文件主题： 文件编号: 副本号 : 无 1． 目的: 为了确保文控中心日常工作的正常进行和规范公司资料管理，增强公司文件资料实用性和有效性，做好公司文件资料的保护和管理工作，结合公司的实际制定本规范。 2．适用范围: 适用于公司范围。 3．定义： 4.职责权限： 4.1对公司的受控文件的格式有审核权，管理权和监督权。 4.2对质量体系涵盖部门的文件管理、存放有监督权。 4.3有权监督管理各事业部对受控文件章的使用范围。 4.4有权监督受控文件（包括公共盘）的合法用途。 4.5对公司受控文件的保密性负有直接责任（包括公共盘）。 4.6对受控文件发放和回收不全负直接责任。 5．程序/内容： 流程 受控文件受理 （电子档，纸档） 受控文件整理 （复印盖章） 工作内容说明 经批准完成的文件编制部门将文件交文控中心进行发放。 文控专员将按文件会签范围进行发放。 文件保管人员在接到文件后，在登记表上进行登记，并将作废文件进行回收。 公司的手册，作业流程，制度，规范，标准，图纸，作业指导书等文件的原版由文控中心归档。 1.文控专员定期针对各事业部接收受控文件的使用情况做统计，每个月抽查一次。 2.受控文件发放后，各职能部门对收到的文件交相关人员传阅并签字确认。 3.通过培训方式传达受控文件。 责任部门 相关部门 责任人 权责人 表单 版次/改次：A/0 文控中心 文控专员 《文件发放/回收登记表》 文控中心 文控专员 《文件发放/回收登记表》 受控文件 发放与回收 文控中心 文控专员 《文件受控清单》 归档管理 相关部门 文控专员 《监督受控文件使用表》 定期抽查受控文件正常使用（文件传阅） 编制： 审核： 批准： 日期： 第 2页，共2页 严禁复印