项目文档管理办法

XX 二零一七年二月 项目档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了规范项目组文档归档工作,更好地利用现有的文档资源，实现文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。

第二条 为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一名文档管理员,专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。

第三条 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责.

第二章 项目文档编写规范

第四条 文档版本管理 1文档状态变迁规则

项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”.文档通过评审后，其状态变为“正式”.此后若更改文档，其状态变为“修改”.修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。

2文档版本号

文档的版本号规则与文档的状态相关.

(1） 处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01～99,随着文档草稿的修正,YZ的取值应递增.YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。

(2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1～9.Y为次版本号，取值范围为0~9。

文档第一次成为“正式\"文件时，版本号为V1。0。

(3）处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审,状态成为“正式”时,将Z值设为0，增加X。Y值。参见上述规则（2）.

第五条 文档标识

项目分类编号:A、B、C……；

项目标志:本项目的标识，表明本项目是“XXXX”; 日期编号:文档创建日期; 版本号：本文档的版本号。

一个文档编码的例子为：A-MYD—20161111—V1.0。

第三章 项目文档管理制度

第六条 项目归档内容主要包括招标书、投标书、项目合同及附件、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件、项目成果等相关文档。

第七条 文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保密级别：

Ⅰ级:具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意。

Ⅱ级：限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档.其他人员查阅需经项目负责人同意。

Ⅲ级： 一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档。公司内部人员查阅需经项目负责人同意

第八条 项目文档归档

项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。

项目组文档管理员生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限.项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后进行归档.

项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。

第九条 项目文档调阅

公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》(见附件一)，经所在项目组经理批准后提交文档管理员，经本组项目经理审核后,开放调阅权限。

调阅的权限统一设置为：只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还.如需延期借阅，需重新办理相关手续。

第十条 项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。电子文件应尽量转换成PDF格式,统一设置为“不能修改\"模式，并视需要设置为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。

第十一条 项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成.若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范.

第十二条 项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠.

附件一 项目管理文档借阅单

项目文档借阅单

编号： 借阅日期： 借阅事由： 计划归还日期： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 文件编号及名称 媒质 密级 实际归还日期 借阅人签字： 项目负责人签字： 部门负责人意见（高涉密文件借阅）： 备注 ： 借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还.

非密文件的借阅应由项目负责人签字授权,涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权。

涉密文件的使用，根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在，且非经允许不可复印流转。