会务管理办法

1 总则

1.1 为了规范公司会议管理，提高会议管理工作效率，特制定本制度。

1.2 适用范围

本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。 2 会议的组织 2.1公司级会议

公司员工大会、公司技术人员会议以及各种大会应报请公司总经理批准后，由各负责部门分别负责组织召开。 2.2专题会议

公司性的技术、业务综合会（如经营工作会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。 2.3系统和部门工作会

各车间、部门召开的工作会（如车间办公会、生产例会、办公室例会等），由各车间、部门领导决定召开并负责组织。 2.4班组会由各班（组）长决定并主持召开。

2.5上级或外单位在公司召开的会议（如季度工作会、报告会、办公会、铁道部的各检查会议等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），由公司办公室统一安排，相关部门协助做好会务工作。

3 会议安排 3.1例会的安排

为避免会议过多或者重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下： 3.1.1 行政技术会议

1) 总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作的重大问题；总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务；由总经理主持召开的其他临时性会议。 2) 班组长以上经营管理大会（或公司员工大会）：总结上季（半年度、全年）工作情况，部署本季（半年度、全年）工作任务，表彰、奖励

先进集体、个人。

3) 经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益。

4) 质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题），研究决定质量改进措施。

5) 安全工作(含治安、消防工作)会：汇报、总结前几安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

6) 技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划的完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。 7) 生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各车间部门不能自行解决的重大问题。

8) 部门会（车间办公会、班组会）：检查、总结、布置工作等。 9)班前会：对昨天工作进行讲评，布置当日工作任务和讲解注意事项。 2.各类代表大会（如员工代表大会等） 3.2 其他会议的安排

凡涉及多个车间（部门）负责人参加的会议，均需于会议召开前2天经部门或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排后，方可召开。

a 已列入会议计划的会议需改期或遇特殊情况需要安排新的其他会议室，召集部门应提前2天通知各部门。未经公司同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

b 对于准备不充分、重复或无多大作用的会议，公司有权拒绝安排。 c 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公民公司有权安排合并召开。

d 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在于公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则。

4 会议准备

4.1 会议主持人、参会部门及人员都应分别作好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场、备好作为，通知与会人员等）。

4.2 会议要求

a 要严格遵守会议的开始时间。

b 要在开头就议题的要旨做简洁说明。

c 要把会议事项的进行顺序与时间的 分配预先告知与会人员。 5 会议服务

5.1 会前准备工作

1) 预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。 2) 会场布置，主席台座次要事先标明或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。

3) 议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好外来参会人员的食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。

4) 文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。

做好会前检查工作，应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。 5.2 会务工作。

1） 安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房； 2） 接待报到、登记；

3） 安排来宾食宿、文娱活动，

4） 做好会议决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。 5.3 会议后的整理工作。

1） 根据会议情况编写会议纪要，编制新闻报道稿件；

2） 各类文件应及时归档和收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是会议的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时分类办理。

5.4 公司办公例会由公司办公室组织。办公室应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后2天内整理、发布“会议纪要”。

5.4.1 会议纪要的形成与签发

1） 公司办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文。

2） 办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。

3） 会议纪要和决议形成后，由公司总经理签字确认。 4） 会议纪要在发放时应填写“文件收发记录表”，并由接收人签收。 5.4.2 会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，应发放给参加会议的全体人员，以便对照、核查、落实。

6 注意事项

6.1 公司例会主要由办公例会、日常工作会议组成。

6.2 例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时间内的工作事项作出研究和决策。

6.3 公司办公例会是贯彻落实公司决议、决定而召开的会议。 7 附则

7.1本制度由办公室负责制定，经总经理审批通过后生效，自下发之日起效

7.2本制度解释权和修改权归办公室。

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